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Introductions

一般来说,与上海中外运船务代理有限公司出口部开展订舱业务的前提条件是签订订舱协议。如不签订协议,可通过付款买单的方式开展业务。付款买单的具体操作流程参见此业务手册的付款买单说明部分。

签约所需文件:

1.有效的企业营业执照复印件(加盖公章)

2.有效的外经贸部的货代批文或交通部无船承运人批文复印件(加盖公章)

3.有效的税务登记证复印件(加盖公章)

4.开户许可证

5.全套托单样本(加盖订舱章样本)

以上5种资料由客户提供。

1.《船代出口订舱协议》一式二份,请在“甲方”处由贵司法人代表或授权的人签字,盖公章。

2.《运费托收协议》一式三份,请在“甲方”处签字,盖公章,并在“外币,人民币账号”处加盖贵司账号章(外币账号须在中国银行或中国交通银行)。如运费结算为付押金月结帐的,请在《运费月结帐协议》上签字盖章。

3.《订舱费率表》(附件三)一式二份,请盖公章。

4.《签约客户申请表》(相关文件二),《客户调查表》(相关文件三)及《货量调查表》(相关文件四):请逐项、详实填写表格内容,以利双方接洽;除在各样章处相应盖章外,还需在“申报人”处签字并加盖贵司公章。

5.《授权书》(相关文件五):为方便贵司到我司领取提单,请指定贵司通讯员的私章(可以指定二个),请把样章盖上,并盖上贵司的公章。以后私章若有更改,请到我司客户服务处办理更改手续。

6.《电子订舱协议书》一式二份,请在“乙方”处由贵司法人代表或授权的人签字,盖公章。

以上六种文件由我司提供。为避免客户误操作,我司如通过电子文档方式将以上文件发送贵司,请以“只读”方式打开文件。

办理签约手续:

如客户需办理签约手续,请联系我司出口部客户服务,联系方式请参见此业务手册所附我司联系人表。

纸面订舱流程

客户打印好10联托单送至我司3楼的订舱大厅,我司接单人员审核后,在第五联(场站收据副本)上敲签单章后将第5联至第10联返还给客户。但遇船公司对一些订舱要求事先确认的,如冷冻箱、危险品或其他事宜,订舱时需携带船公司确认函。*目前我司对纸面订舱的客户收取每票10元人民币的单证操作费,如遇客户退关我司不退还相应的单证操作费,如遇换签我司不另外收取单证操作费。

电子订舱流程

客户与我司签订电子订舱协议后,可以登陆我司网站或通过双方约定的方式进行电子订舱。

上海船代网上服务新版地址为:

http://ffonline.sinotrans.com/SinoWebMarine/login_agent.jsphttp://61.152.200.133/SinoWebMarine/login_agent.jsp.

登录页面如图一:(帐号使用老版电子订舱用户名,初始密码为stirnaons,点击“提交”后进入系统。系统直接调入“新增订单”页面。)

1.新增订单

在新增订单中录入一票委托的全部内容,标注星号的是必填项。系统会根据登录客户在货主委托编号(即运编号)填上固定的前几位字母,如图二所示,以上海万升为例,货主委托编号中已经填上“WSS”三个字母。

因为同一航次可能有共用舱位的情况,在舱位公司中请指定相应的船公司。可以在提单号前一个输入框中输入该船公司的提单头,按TAB键,系统会自动将相应的舱位公司写入,如图三,填入SNLJP后按TAB键,舱位公司中自动填入“中外运集装箱运输有限公司”

提单号可以为空,这时点击舱位公司旁的放大镜图标,如图四,在弹出窗口中的“中文全称”中输入船公司全称中的某几位,如输入“箱运”,点击查询,系统显示所有名称中含“箱运”的船公司,鼠标单击其中一条即可将相应船公司填入舱位公司中。

点击船名旁的放大镜图标,出现航次选择窗口,如图五,点击船名的首字母或在“英文名称”中输入船名的任意前几位字母后点击“模糊查询”按钮,系统显示所有符合条件的为开航的航次,鼠标单击所需航次,则将船名,航次填入相应的文本框内。也可以在船名框中输入船名的任意前几位字母,在按TAB键,系统会以该几位字母为条件显示航次选择窗口。

在卸货港中输入港口名称,如“OSAKA”,再按TAB键,系统会自动将“OSAKA”填入交货地,特殊卸货港,特殊交货地等另外三个输入框中(参见图五)。如有需要,可再更改交货地。特殊卸货港、特殊交货地中可以输入“OSAKA,JAPAN”等特殊格式,便于满足提单打印时的特殊要求。港口也可以点击放大镜图标在弹出窗口中选择。在包装类型中输入包装名称,如“PACKAGES”,再按TAB键,包装描述中也会填入“PACKAGES”,见图六,可以将包装描述更改为提单打印时的特殊格式。也可点击包装类型旁的放大镜图标在弹出的选择窗口中选择包装类型。输入麦头,件数,英文品名,中文品名(一般危险品和冷藏品时要求提供),毛重,体积。如果有的话,可以在件数描述中输入小件数。

如图七所示,在运费条款中选择到/预付等,PP为FREIGHT PREPAID,CC为FREIGHT COLLECT,FF为FREIGHT FREE,AA为FREIGHT AS ARRANGED,选择OT时会出现一个地点输入框,表示第三地付费。BAF,YAS等附加费与运费的条款不一致时,可以输入在“运费说明”中。

在提单份数中选择“正本”时,可以输入相应得正本提单份数;或可以选择“SeaWay Bill”;如果和船代签订网上电放协议,还可以直接选择电放。选择“异地放单”选项后,在相应的输入框中输入异地放单的地点。

运输条款直接选择即可。如订箱运公司美国航线,则输入协议号。如为冷藏品或危险品,选择“冷藏品”或“危险品”标志,再输入相应的信息。选择“危险品其他属性”,可以输入更详细的危险品信息。

如有多个冷藏品或危险品,则点击“多冷藏品/危险品”按钮,如图九,在弹出窗口中输入相应信息.

如图十所示,输入相应的预配信息。单击“新增”可以输入多个箱型;选择某一条前的单选框,单击“删除”可以去掉该条预配。点击“箱型帮助”可以看到系统箱型代码的含义。“箱状态”一般为“重箱”。“整拼”表示整箱还是拼箱。“SOC标志”中一般选择“COC”,表示船公司箱,如选择“SOC”,则表示货主自备箱.“主拼运编号”中输入拼箱首票的货主委托编号(运编号)。“提箱点”、“”运箱人、“拟领EIR地点”一般不需输入。如没有指定船名航次,则“船期”为必选项。委托备注和提单备注输入相应的备注信息,只是提单备注会打印在提单上。美国航线可能需要提供实际收发货人,则点击“实际收发通”后输入。

最后点击“提交”,系统做相应的检查,如保存失败,会给出相应的提示。保存成功则提示“成功”。

2.查询修改

点击菜单“网上订舱”→“查询修改”,可以查看系统中已有订单的状态,并可以修改订单内容。如图十一所示,选择相应的“录入时间从”和“录入时间到”,订单状态除已经选中的状态外,将“确认”也选中,单击“查询”。注意系统默认的“录入时间从”和“录入时间到”为当前日期的前一天和当前日期,不做更改的话可能查询不到相应的订单。查询结果中可以看到订单状态,只有显示“确认”表示该订舱已接受。单击查询结果中的某一票进入修改界面,界面和新增订单类似,修改内容后同样点击“提交”。

如为确认订单,可以看到“配舱回单”、“托单”、“十联单”等按钮可以打印相应格式的单证。如为网上电放,船开后可以看到“提单副本”按钮。

3.加拼订单

菜单中“网上订舱”→“加拼订单”专门由于输入拼箱中的拼票。首先在新增订单中输入了拼箱首票后,在加拼订单中查询出该首票,单击后即进入加拼界面,收发货人,船名、航次的信息全部从首票获得,需修改提单号和货主委托编号。如图十三。

拼票无法输入预配信息,且主拼运编号已被设为首票的运编号。如图十四。

4.复制订单

与加拼订单类似,也是查询出已有的订单后单击其中某一票,进入新增界面,所有内容均从选中订单复制而来,但提单号和运编号会清空,输入新的提单号和运编号后提交。

5.上传订单

如开通报文上传功能,则选择“上传订单”,选择报文文件,单击“上传”即可,系统自动读入文件中的订单内容。如图十五。

6.箱单查询

“箱单查询”中输入提单号或运编号,可以查询船开后的清洁舱单信息。如图十六。

7.船期查询

输入相应条件查询系统中的航次信息。如图十七。

8.整拼互改

如有拼票改整票,整票改拼票或更改某一拼票的主拼运编号时,在“整拼互改”中输入相应条件后单击确定即可。如图十八。

9.美线装箱

“新增箱单”中输入美国航线AMS信息。如图十九。“查询修改”中可以查出已录入的箱单信息并修改

10.非美线装箱

非美国航线装箱单录入与美线装箱类似。也包括新增和修改界面。

11.用户管理

(1)用户信息修改

用户修改界面可以修改登陆密码,及联系方式。如方便的话,请输入准确的电话、手机和邮件地址,便于我们及时和您联系。

(2)操作日志查询

根据委托编号或提单号可以查询出一票订单的整个修改、确认过程。如图二十一。

单击其中的某一条记录可以看到该次操作的具体内容,如图二十二。

12.远程配舱回单(场站收据副本联)打印

场站收据副本联远程打印,需使用上海中外运船务代理有限公司向有关单位备案的专用纸张。打印后,纸张上显示外运船代印章。客户可凭此联报关及安排集箱进港,而无需专程到船代敲章。有意使用该项服务而目前尚未开通的客户,可与船代公司客户服务人员联系。弹出如图二十七的窗口。

按“打印”按钮即可打印出配舱回单。领用远程打印所需的场站收据副本联请洽我司客户服务。

1.提单确认件

纸面订舱客户,在订舱半个工作日后,请主动到上海中外运船务代理有限公司3楼出口部提单发放窗口领取提单确认件。为保证提单确认件的准确、清晰和交接清楚,我司一般不提供和接受传真服务。客户在确认件上进行更改后,须敲公司业务章,送交提单确认件上所记载的该船次的配舱人员(中外运大厦3楼)。纸面订舱客户还可申请通过电子邮件的方式接受电子确认件。使用电子确认件的客户,我司将在订舱半个工作日后,通过电子信箱向客户发送确认件。客户打印后,在纸面上进行更改敲章后,送交该船次的配舱人员(中外运大厦3楼)。客户如预申请电子确认件服务,需安装一定软件,具体请洽上海中外运船务代理有限公司出口部客户服务。(联系方式见《出口部联系表》)电子订舱客户请直接在我司电子订舱系统中完成提单确认工作,无需来我司领取纸面提单确认件。如客户不进行提单确认,提单内容将以订舱时的托单内容为依据。客户进行提单确认后,如还需进行更改,可以更改单的形式送交外运船代,我司将以最后一次收到的更改单内容作为签发提单的依据。更改单可手写,无需使用特定格式,但应字迹清晰,易于辨认。因留存需要,请勿使用热敏传真纸作为更改单。

2.领取提单

船开后,我司根据理货资料、电子装箱单资料和纸面装箱单资料制作清洁舱单。提单信息处理完毕后,即签发船公司提单。一般来说,开始发放提单的时间在船舶开航半个工作日后。签约订舱客户持《授权书》上留有的样章,来中外运大厦3楼提单发放窗口领取提单。提单领取章如有更改,请提前以《授权书》形式,书面通知我司出口部客户服务。付款买单客户,在付清所有费用后,来我司出口部客户服务窗口领取提单。

3.提单更改

1)订舱客户在领取提单后,如有更改,可在我司出口部提单舱单更改窗口更改。(部分更改内容须征得船公司书面确认后方可更改).

2)订舱客户更改提单,须出具已领取的提单正本及盖有业务章的《上海中外运船务代理有限公司通用提单更改通知书》一式三份。

3)订舱客户更改箱运公司近洋航线提单的,除上述要求内容外,还须提供《中外运集装箱运输有限公司近洋航线开航后更改单保函》一份。

4)订舱客户更改箱运美国航线提单,须出具已领取的提单正本、盖有业务章的《箱运公司美国航线更改单》一式三份及《箱运公司美国航线特殊更改担保函》一份。

5)非箱运美国航线提单更改,收取提单更改费RMB100/票。

6)箱运美国航线提单更改,客户自行发送AMS信息的,收取提单更改费RMB100/票;委托上海中外运船务代理有限公司发送AMS信息的,收取提单更改费RMB432/票(更改唛头的除外,只收取RMB100)。

4.分单

得到船公司的确认后,订舱客户可提出拆分提单申请。东南亚海运船舶开航前的并拆单申请不需要船公司确认。船开前,订舱客户需出具《上海中外运船务代理有限公司通用提单更改通知书》一式三份,写上有详细的分单信息,到船代提单更改窗口办理分单。如在船舶开航后申请并拆单,请客户先至中外运大厦三楼提单发放窗口领取正本提单后,再持已领取的提单及有详细分单信息的《上海中外运船务代理有限公司通用提单更改通知书》一式三份到船代出口部提单更改窗口办理分单。办理分单,订舱客户需现金支付RMB100/套的费用。

5.并单

1)船开前(箱运美国航线截单期前)

A、非箱运船公司并单,客户须出具《上海中外运船务代理有限公司并单保函》及《上海中外运船务代理有限公司合并提单通知书》一式三份,到我司提单更改窗口办理并单。

B、箱运公司的提单并单,客户须出具箱运公司格式并单保函,到我司出口部提单更改窗口办理并单。

C、船开前(箱运美国航线截单日前),订舱客户办理并单,无需支付并单费。

2)船开后(箱运美国航线截单期后)

订舱客户须交回已领取的正本提单,并持《上海中外运船务代理有限公司并单保函》及《上海中外运船务代理有限公司合并提单通知书》一式三份,到我司出口部提单更改窗口办理并单。船开后(箱运美国航线截单期后),订舱客户办理并单,需现金支付RMB100/套的并单费。

6.电放

我司可接受的电放船公司包括:中外运箱运(日本、釜山航线除外)、SSE、东南亚海运、东航、东映、长锦(东南亚航线除外)和汎阳。中外运箱运日本、釜山航线的提单电放,请客户直接去箱运公司办理。订舱客户来我司办理提单电放,需要提供的材料包括:全套正本提单、盖有公章的《上海中外运船务代理有限电放保函》。办理地点为:上海中外运船务代理有限公司出口部提单电放窗口。订舱客户来我司办理提单电放,我司收取RMB50/票的电放费。(东南亚海运除外)。

7.海关舱单更改及补输

海关舱单更改,客户需提供的材料包括:报关单(复印件)1份并携带正本,提单(船公司签发提单的,需船公司敲正本签单章的提单副本1份),核销单(复印件)1份并携带正本,盖业务章的《上海中外运船务代理有限公司舱单更改保函》。

海关舱单补输,客户需提供的材包括:报关单(复印件)2份并携带正本,提单(船公司签发提单的,需船公司敲正本签单章的提单副本2份),核销单(复印件)1份并携带正本,装箱单(复印件)2份,理货证明(正本)2份,情况说明(正本)1份,盖业务章的《上海中外运船务代理有限公司舱单更改保函》。

海关舱单更改和补输的办理地点为中外运大厦三楼出口部提单舱单更改窗口。海关舱单更改,收取更改费RMB200/票。海关舱单补输,收取补输费RMB300/票。

8.补发预配舱单及我司提供清洁舱单

如需补发预配舱单,客户只需将正确的船名、航次书面告知我司,即可申请重新发送。办理地点为:中外运大厦出口部提单更改窗口褚舒华,联系电话为:63757000-5626。客户如因核销手册、大金额退税等需要,需外运船代出具清洁舱单,请至中外运大厦三楼出口部提单更改窗口陈晓辉处办理。申请出具清洁舱单,请提供加盖公章的情况说明书1份。补发预配舱单及提供清洁舱单,收取操作费RMB50/票。

9.格式文件下载

提单操作中所需格式文件均可在上海中外运船务代理有限公司网页http://www.sinotranssha.com.cn/agent 中的“格式文件下载”栏下载。

付款买单

一般流程:

1、客户持托单到中外运大厦三楼出口部徐春艳(63757000-5607)处,由客户服务编制12位的付款买单号。

2、取得付款买单号码后,到接单处订舱。

3、船舶开航后,我司将根据实际出运信息核对有关资料,开具发票,并通知客户前来领取提单。

4、客户可以支票、现金或转帐方式付款。以转帐方式付款的,请提供水单。付款之后,可到中外运大厦三楼出口部徐春艳(63757000-5607)处领取提单。

5、部分提单由船公司签发,则需到中外运大厦三楼出口部除春艳(63757000-5607)处开具工作联系单后,到船公司领取提单。

注意事项:

1、付款买单客户无退佣。

2、付款买单订舱费费用,普通箱为:210/20,340/40,危险品和冷冻箱为285/20,490/40;THC费用,普通箱为370/20,560/40;危险品和冷冻箱为410/20,610/40。

1.进口换单须知

一. 换单单位必须持有效背书的进口海洋提单,前来办理进口提货单换单手续。

1. 正本记名提单须凭指定收货人背书后的正本海洋提单前来换单。

2. 正本指示提单(TO ORDER)必须有国外发货人及收货人背书。

3. 电放提单,收货人须凭提单副本(盖收货人法人章)及我司电放格式的保函(盖收货人法人章)换单,但我司未收到船公司电放通知的恕不办理。

4. 如是私人行李,另请凭本人护照复印件和代办人委托书及身份证。

5. 背书必须为收货人公章,提单上的背书要清晰可辨。

6. 对收货人公章为纯中文的,第一次到我司换单时请配合进行备案,具体联系:63757000-5711 、5533

二. 前来换单的人员应在海洋提单上留有联系人姓名、电话及换单日期。若因联系人或电话不正确而致使有关事宜通知不到的,责任自负。

三. 根据船方要求,如须押箱的请携空白支票到我司办理押箱手续后方可换单。

四. 对有运费到付及附加费的货物,收货单位必须先付清相关费用再进行换单。换单费和更改费收费标准如下:

1. 集装箱正本副本提单:¥200/票~¥300/票

2. 散货正本副本提单:¥200/票

3. 共用舱位提单请到信息窗口确认,换单费为¥300或¥400不等(因其他代理的换单费标准不一致)。

五. 危险品、冷藏货、重大件在船靠港前一天即可办理换单手续。

六. 凡需办理海关更改的提单,请先与船公司进行更改确认并配合提供海关所需单证,并支付更改劳务费。更改事宜和收费费率请联系:63757000-5519、5530、5535、5573

七. 凡船公司通知暂不换单的恕不受理换单,请向相关船公司垂询。

八. 凡希望凭银行保函或公司函保换单的,请联系发货人要求船方出具书面确认至我司,我司在收到船公司指令后确认保函真实、有效和合法后方可办理。

九. 我司不接受任何由收货人出具的船方通知。

十. 相关提示: 进口货物的收货人应当自船舶申报进境之日起 14 天内,向海关申报,逾期由海关征收滞报金。进口货物的收货人自船舶申报进进境之日起超过 3 个月未向海关申报的货物将由海关提取变卖处理。凡船舶靠泊后7天内不提取货物的,由此产生的疏港费、堆存费、滞箱费、拆箱费等费用由收货人承担。

2.提货单申补须知

提单作为物权凭证,收货人有义务和责任妥善保管。鉴于实践中会发生收货人或其委托的代理由于过失丢失提货单,致使无法提取货物的情况,为了妥善做好随后的补办手续,减少收货人因此而遭受的滞期损失,规避风险,特制定本规定。

1. 提供书面单证:(1)实际收货人的正本保函。(若委托其代理办理,则再提供相关授权声明)(2)码头出具所属货柜的在港证明。(3)收货人应以公告形式声明原提货单作废。(登报申明)(4)原提货单、海洋提单复印件及商业发票复印件、进口报关单复印件。

2.资金担保(期限为三个月)。

我司在收到收货人的收到标的货物的书面销保函后,退还上述收货人出具的保函和担保金。

本操作自2005年7月20日起实施。联系人:63757000*5533 卢小姐

3.银行保函的要求须知

关于承运人同意收货人在正本提单暂时未到的情况下,先凭副本提单加银行保函换取进口货物提货单,换单手续对银行保函的格式及条款要求如下:

1. 保函抬头人必须是上海中外运船务代理有限公司或与海洋提单抬头一致的书面同意接受该保函的承运人注册全名。

2. 保函所注明之被担保人名称必须与副本提单上加盖的提货人章名称一致。

3. 保函必须明示所担保货物的唛头、品名、规格、数量、重量、承运船舶、航次、装卸港口名称、提单编号。

4. 保函必须明确银行作为但保人将承担本保函所示进口货物因被担保人(即收货人)凭副本提单向上海船务代理公司换取提货单而可能给承运人或上海船务理公司带来的一切风险的连带赔偿责任。

5. 保函必须明确被担保人交还正本提单销保的期限。

6. 保函明示的有效期至少为一年,从约定的被担保人销保期限次日起计算。

7. 保函必须加盖银行公章和收货人公章。

8. 对于所有银行的保函,必须由我司进行传真确认后方可接受。

我司审核注意事项:

1. 注意银行批注事项,我司不接受银行出具的一般保证。

2. 保函上的任何涂改必须由银行盖章确认。

3. 记录银行确认联系人及电话。

4.退押箱支票及进口放箱

进口退押箱支票联系方式 63757000-5529 应先生

进口放箱地址:杨高北一路247号(星明物流内) T: 50417092

5.代理船公司联系方式

中外运箱运: 63757000-7475、7334

太平船务: 61235666转

长锦船务: 63243083/63242205

东暎船务: 63757000-5939

泛洋船务: 61700166转

东航船务: 62891222转

川崎汽船: 23101943/23101945

阳明海运: 61206166转

商船三井: 23206090

达飞轮船: 23069696转

宏海箱运: 61324545

兴亚海运: 53851133

韩星、太荣: 53083170

上海快航: 63757385

孟虎航运: 63757682

高丽海运: 63092239

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